В 2019 году Google начал тестирование системы проверки и утверждения для Docs, Sheets и Slides. После двухлетнего бета-периода «формальные утверждения документов» внедряются для пользователей Workspace.
После активации функции при открытии меню «Файл» появится новый пункт «Утверждения», открывающий боковую панель справа. Запрос на утверждение включает ввод списка утверждающих, пользовательское сообщение и необязательную дату завершения, после которой будут отправляться напоминания. Выбранные вами пользователи получат уведомления по электронной почте, в браузере или через Google Chat со ссылкой на документ.
По умолчанию документы остаются разблокированными до полного утверждения, но пользователи могут запретить редактирование и добавление комментариев/предложений перед отправкой запроса. При внесении изменений «все утверждающие уведомляются, и последняя версия документа проходит повторное утверждение».
Документ считается утвержденным, когда его подписали все. В этот момент файл блокируется и не может быть отредактирован, чтобы «обеспечить целостность вашего документа».
Если во время процесса утверждения будет внесено изменение, все утверждающие должны будут повторно одобрить последнюю версию файла и в этих случаях получат уведомления по электронной почте. Запрос на утверждение документа отклоняется для всех утверждающих, если хотя бы один утверждающий отклонит файл.
Google разработал эту систему в Docs/Sheets/Slides для замены рабочих процессов, которые включают ручное прикрепление документов Drive к электронной почте или чату для утверждения. Весь процесс может происходить «без выхода из безопасной среды Google Workspace», при этом компания продвигает эту возможность для контрактов, юридических документов и «других ситуаций, требующих официального утверждения».
Обеспечение утверждения документов может быть затруднительным при работе с несколькими заинтересованными сторонами и конкурирующими приоритетами. Эта функция упрощает получение утверждений и просмотр того, кто их утвердил.
Эта функция будет включена по умолчанию и будет постепенно внедряться в течение следующих нескольких недель для следующих тарифных планов Workspace:
Google Workspace Essentials, Business Standard, Business Plus, Enterprise Essentials, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Plus и Nonprofits, а также G Suite Business, G Suite Enterprise, Drive Enterprise, G Suite for Education, G Suite Enterprise for Education и G Suite for Nonprofits
Она не доступна для личных аккаунтов Google или:
Workspace Business Starter, Education Fundamentals, Education Standard, Frontline и G Suite Basic.